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情報システム室からのお知らせ

お知らせ
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2019/06/28

  【完了】目白キャンパス無線LAN緊急メンテナンスのお知らせ

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2019/7/1 13:45

13:20をもって作業が完了しました。
ご協力ありがとうございました。

-------------初出 2019/6/28-------------

ネットワーク機器の故障による交換対応のため、目白キャンパス1号棟2Fの無線LANが以下の時間停止します。
ご不便をおかけしますが、ご理解ご協力をお願いいたします。

2019/7/1 12:30~13:30

以上


2019/06/11

  職制アカウント(業務用メールアドレス)の今後の運用について

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既に職制アカウント継続利用申請の際などにお伝えしている内容ですが、改めてお知らせいたします。



情報システム室では、主に以下の2つの用途に対し、職制アカウント(業務用メールアドレス)として、部門に対してソフィアメールのアカウントを付与し、ご利用いただいてきました。

  1. Notesメールを利用していない職員(委託業者を含む)がソフィアメールを利用する場合
  2. 「学科長」など、教員が職務上、個人メールアドレスとは別に専用のメールアドレスを必要とする場合

 

この職制アカウントは、職員のメールがOffice365に移行するまでの便宜的な措置として部署に配布されたものであるため、ID/パスワードは個人のものではなく、複数の方で共有して使用されていることが多くあります。
しかし「ID/パスワードを知っていればアクセスできる」という状況は、利用者を明確に管理することができず、セキュリティ上のリスクがあり、監査でも指摘される事項となります。


そのため、職員のメールがOffice365に移行した後は、ソフィアメールのIDは原則として個人のアカウントとし、共有するメールアドレスは利用者を明確化していくことになりました。

これに伴い、職制アカウントにログインする専用のログインID、パスワードについては、委託業者に付与するなど特定の場合を除き、2019年6月中を目途に廃止します


方針の概要は以下のとおりです。

  1. 複数名で共有しているメールアドレス、学科長など職名で付与している​メールアドレスは「共有メールボックス」に変換し、個人のソフィアメールアカウントに対してメールボックスを使用する権限を付与します。
  2. 委託業者など、本学の教職員でない方がソフィアメールを使用する場合には、原則としてそのまま業務用メールアドレスとしてご利用いただきます。

 共有メールボックスについて
  • 複数の利用者が共有して使用できる送受信可能なメールボックスです。
  • メールアドレスは ○○○-co@sophia.ac.jp です。
    ※現在利用している業務用メールアドレスを共有メールボックスに移行する場合には、-coをつけず、現在のメールアドレスのままとなります。
  • 専用のログインID/パスワードはありません。利用の権限を与えられた人が個人のIDでログインすると、自分のメールボックスの他に、共有メールボックスを開いてメールを送受信することができます。
    専用のID/パスワードを管理する必要がなく、誰が送受信できるかを明確に管理できるため、セキュリティリスクを低減することができます。
共有メールボックスを利用する場合は、WEBブラウザからソフィアメールにログインしてください。PCやスマートフォンのメールアプリによる利用は、当面の間サポートしません。

共有メールボックスについては、「利用ガイド」の「共有メールボックスの利用について」 を参照してください。


現在ご利用中の職制アカウントについては、用途によって以下のように移行していきます。
 現在の使い方 移行形態 移行後の
​ログインID
 現在の業務用
メールアドレス
 他の人への
メールの引継ぎ
 教職員でメールアドレスを共用している  
共有メールボックス
 教職員番号 利用可
共有メールボックスのアクセス権を付与
 
新しい担当者にアクセス権を付与
 個人で使用しているが、学科長などの職名、○○事務室などの業務用アドレスとして使用し、次の担当者に引き継ぐ
 委託業者がチームで共有している  職制アカウント(従来通り)​ ​現在のログインID ​ 利用可
(従来通り)
 
ID/パスワードを引き継ぐ
 アルバイト謝金、個人契約の委託業者など、教職員以外が個人名で使用している​ 職制アカウント(従来通り) ​​現在のログインID 利用可
(従来通り)
 不可
退職・契約満了後は削除


移行に際してはお手数をおかけいたしますが、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。
| お知らせ
2019/05/30

  教職員向けポータルサイトのリリースについて

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教職員各位

既に別媒体でもご案内をしていますが、Office365内で教職員向けポータルをリリースしました。
ポータルのリリースに伴い、ソフィア掲示板およびNotesの部署掲示板も移行を行っております。

本情報システム室WEBページから、Office365ポータルへのアクセス方法については、お配りした手順書を参照いただくか、上部メニューの「マニュアル」⇒「01_SophiaMail(Office365)」⇒「01_【教職員向け】ソフィアメール(Outlook on the Web)について」のマニュアル冒頭部分をご参照ください。

なお、個別にブックマークをされたい場合は、以下のURLをご利用ください。
その他のURLをブックマークされた場合には、適切な動作保証が出来かねます。

以上

2019/05/29

  【完了】5/29 パスワード変更・メールアドレス変更・印刷P追加不可

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メンテナンスは完了しました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。

-------- 5/29 14:40 ---------
統合DB緊急メンテナンスのため、下記の日程で、パスワード変更・メールアドレス変更・印刷ポイント追加ができません。

2019/5/29(水)14:40 ~ 16:00(予定)

ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
2019/05/16

  職員のソフィアメールの有効化について

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教員各位
2019/4/22付で学内掲示板に下記の文書を掲出しておりますが、併せてご確認ください。


2019 年4 月22 日
教員各位
情報システム室
職員のソフィアメール(@sophia.ac.jp)の利用開始に伴うソフィアメールの有効化について

情報システム室では、職員が使用するNotes メール(@cl.sophia.ac.jp)から、教員・学生が使用するソフィアメール(@sophia.ac.jp)への移行について、現在準備中です。
本日(4 月22 日)より、移行作業の都合上、ソフィアメールの「アドレス帳」に職員のメールアドレスが表示され、検索やメールの送信が可能となります。しかし、職員のソフィア
メールの利用は、7 月1 日(月)から開始を予定しておりますので、メールを送信しても相手に気づかれない場合もあります。

相手が確実にソフィアメールを使用している場合を除き(※)、7 月1 日までは、業務上のメールは、Notes メール(@cl.sophia.ac.jp)へ送信をお願いいたします。

今後のスケジュールにつきましては、下記の通りとなりますので、ご理解、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

4 月22 ⽇〜  職員のNotes メール(過去メール)のデータ移行開始
5 月7 ⽇〜   Notes メール転送開始(Notes メール→ソフィアメール)
        職員へのソフィアメールアカウント配布
7 月1 ⽇〜   職員のソフィアメール使用開始
以上

※ 情報システム室、短期大学部や一部の学科事務室など、すでに先行してソフィアメールを利用している部署もあります。





2019/05/08

  【重要】業務用メールアドレス(職制アカウント)の継続利用について

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ソフィアICTアカウント(メディアセンターアカウント)の業務用メールアドレス(職制アカウント)について、6月以降アカウントの継続利用を希望する場合は、下記の手順で継続申請を行ってください。

今回のアンケートは「共有メールボックス」は対象外です。
専用のユーザID/パスワードでログインして使用するアカウント業務用メールアドレスを使用されている場合のみご回答ください。

(1)    ソフィアメールにログインします
  http://outlook.office365.com/owa/sophiamail.sophia.ac.jp

(2)    ログイン後、下記リンク先より、フォームを入力しご送信ください。
  https://sophiamail.sharepoint.com/sites/sophiaportal/ictoffice/Lists/OfficeAccountSurvey2019/overview.aspx

  【回答期限:2019年 5月24日(金)】

回答をお願いしたいアカウントには、ソフィアメールアドレスにメールをお送りします。
※回答期限までにご回答いただけない場合、2019年5月30日(木) 9:00以降は、アカウントをご利用できなくなります。
削除後に利用を希望する場合は、新たに申請が必要になりますのでご注意ください。

なお、職員のメールがソフィアメールに移行するのに伴い、業務用メールアドレスの運用方法を順次「共有メールボックス」に変更いたします。
原則として、専用のユーザID/パスワードではなく、個人のメールアカウントでログインし、そこから業務用メールアドレスを開いていただくことになります。
詳しくは、アンケートページの冒頭に説明がありますので、必ずお読みいただいた上でご回答ください。

ご不明な点がありましたら、情報システム室 (ict-support@sophia.ac.jp)までお問い合わせください。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
2019/05/08

  【利用可】5/8 Moodle緊急停止について

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Moodleのメンテナンスについて、メンテナンスが終了しましたのでご利用いただけます。

ただし、一部の障害が解決していないため、再度停止してメンテナンスをさせていただく可能性があります。その場合には改めてお知らせいたします。

ご迷惑をおかけしますが、ご理解とご協力のほどよろしくお願いいたします。


--------------2019/05/08 10:50 --------------

現在、Moodleのメンテナンス作業を行っておりますが、想定より時間がかかっております。
おそらく12:00までには終了できることとは思います。
大変申し訳ありませんが、お待ちくださるようお願いします。


--------------初出 2019/04/26 --------------

Moodleを構成する一部のサーバーに障害があったため、緊急でメンテナンスを行います。
2019/05/08 09:00~11:00の期間で停止させていただきます。

授業期間中の日中での作業となり、大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。


2019/05/06

  【注意喚起】学長名を名乗る不審なメールにご注意ください。

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学長名を名乗る迷惑メール・ウィルスメールの送付が確認されています。
一部の教職員に届いてしまったことも確認されております。

ウイルス・マルウェアに感染する可能性があるため、絶対に、リンク先を開いたり、添付ファイルを開かないでください。


今回の内容に限らず、各部署で覚えのないメールアドレスからのメールやメール本文に送信者の連絡先が無いようなメールは、ウィルスメールの可能性が高いので、誘導されたURLのリンク先や添付ファイル等は開かないでください。

必要な場合は相手の確認を取ってからの対応が必要です。



------------- 今回確認されている例 --------------------

■タイトル、送信元:

■本文、添付ファイル名:

| お知らせ
2019/04/25

  5/13午前 窓口業務停止のお知らせ

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情報システム室は職員のソフィアメールの利用に係るユーザ講習会の準備、運営を行うため、下記の時間は、システムやネットワークの停止などの緊急の場合を除き、職員の窓口応対・事務取扱を休止させていただきます。
皆様のご協力をよろしくお願いします。

※情報システム室のサポートするシステム類および学生相談室、教材準備室は、通常通りご利用いただけます。

対応不可日時:2019年5月13日(月)   09:45~11:15

2019/04/22

  【教員向け】注意 職員のソフィアメールアドレスの有効化について

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職員のソフィアメール(@sophia.ac.jp)の利用開始に伴うソフィアメールの有効化について

情報システム室では、職員が使用するNotes メール(@cl.sophia.ac.jp)から、教員・学生が使用するソフィアメール(@sophia.ac.jp)への移行について、現在準備中です。

本日(4 月22 日)より、移行作業の都合上、ソフィアメールの「アドレス帳」に職員のメールアドレスが表示され、検索やメールの送信が可能となります。
しかし、職員のソフィアメールの利用は、7 月1 日(月)から開始を予定しておりますので、メールを送信しても相手に気づかれない場合もあります。

相手が確実にソフィアメールを使用している場合を除き(※)7 月1 日までは、業務上のメールは、Notes メール(@cl.sophia.ac.jp)へ送信をお願いいたします。

今後のスケジュールも含めたお知らせについて、「ソフィア掲示板」に掲出していますので、ご参照ください。

※情報システム室、短期大学部や一部の学科事務室など、すでに先行してソフィアメールを利用している部署もあります。


| お知らせ
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