お知らせ

既に職制アカウント継続利用申請の際などにお伝えしている内容ですが、改めてお知らせいたします。

情報システム室では、主に以下の2つの用途に対し、職制アカウント（業務用メールアドレス）として、部門に対してソフィアメールのアカウントを付与し、ご利用いただいてきました。

1. Notesメールを利用していない職員（委託業者を含む）がソフィアメールを利用する場合
2. 「学科長」など、教員が職務上、個人メールアドレスとは別に専用のメールアドレスを必要とする場合

この職制アカウントは、職員のメールがOffice365に移行するまでの便宜的な措置として部署に配布されたものであるため、ID/パスワードは個人のものではなく、複数の方で共有して使用されていることが多くあります。
しかし「ID/パスワードを知っていればアクセスできる」という状況は、利用者を明確に管理することができず、セキュリティ上のリスクがあり、監査でも指摘される事項となります。

そのため、職員のメールがOffice365に移行した後は、ソフィアメールのIDは原則として個人のアカウントとし、共有するメールアドレスは利用者を明確化していくことになりました。

これに伴い、職制アカウントにログインする専用のログインID、パスワードについては、委託業者に付与するなど特定の場合を除き、2019年7月中を目途に廃止します。

方針の概要は以下のとおりです。

1. 複数名で共有しているメールアドレス、学科長など職名で付与している​メールアドレスは「共有メールボックス」に変換し、個人のソフィアメールアカウントに対してメールボックスを使用する権限を付与します。
2. 委託業者など、本学の教職員でない方がソフィアメールを使用する場合には、原則としてそのまま業務用メールアドレスとしてご利用いただきます。

移行に際してはお手数をおかけいたしますが、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。