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情報システム室からのお知らせ

お知らせ >> 記事詳細

2019/06/11

  職制アカウント(業務用メールアドレス)の今後の運用について

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既に職制アカウント継続利用申請の際などにお伝えしている内容ですが、改めてお知らせいたします。



情報システム室では、主に以下の2つの用途に対し、職制アカウント(業務用メールアドレス)として、部門に対してソフィアメールのアカウントを付与し、ご利用いただいてきました。

  1. Notesメールを利用していない職員(委託業者を含む)がソフィアメールを利用する場合
  2. 「学科長」など、教員が職務上、個人メールアドレスとは別に専用のメールアドレスを必要とする場合

 

この職制アカウントは、職員のメールがOffice365に移行するまでの便宜的な措置として部署に配布されたものであるため、ID/パスワードは個人のものではなく、複数の方で共有して使用されていることが多くあります。
しかし「ID/パスワードを知っていればアクセスできる」という状況は、利用者を明確に管理することができず、セキュリティ上のリスクがあり、監査でも指摘される事項となります。


そのため、職員のメールがOffice365に移行した後は、ソフィアメールのIDは原則として個人のアカウントとし、共有するメールアドレスは利用者を明確化していくことになりました。

これに伴い、職制アカウントにログインする専用のログインID、パスワードについては、委託業者に付与するなど特定の場合を除き、2019年6月中を目途に廃止します


方針の概要は以下のとおりです。

  1. 複数名で共有しているメールアドレス、学科長など職名で付与している​メールアドレスは「共有メールボックス」に変換し、個人のソフィアメールアカウントに対してメールボックスを使用する権限を付与します。
  2. 委託業者など、本学の教職員でない方がソフィアメールを使用する場合には、原則としてそのまま業務用メールアドレスとしてご利用いただきます。

 共有メールボックスについて
  • 複数の利用者が共有して使用できる送受信可能なメールボックスです。
  • メールアドレスは ○○○-co@sophia.ac.jp です。
    ※現在利用している業務用メールアドレスを共有メールボックスに移行する場合には、-coをつけず、現在のメールアドレスのままとなります。
  • 専用のログインID/パスワードはありません。利用の権限を与えられた人が個人のIDでログインすると、自分のメールボックスの他に、共有メールボックスを開いてメールを送受信することができます。
    専用のID/パスワードを管理する必要がなく、誰が送受信できるかを明確に管理できるため、セキュリティリスクを低減することができます。
共有メールボックスを利用する場合は、WEBブラウザからソフィアメールにログインしてください。PCやスマートフォンのメールアプリによる利用は、当面の間サポートしません。

共有メールボックスについては、「利用ガイド」の「共有メールボックスの利用について」 を参照してください。


現在ご利用中の職制アカウントについては、用途によって以下のように移行していきます。
 現在の使い方 移行形態 移行後の
​ログインID
 現在の業務用
メールアドレス
 他の人への
メールの引継ぎ
 教職員でメールアドレスを共用している  
共有メールボックス
 教職員番号 利用可
共有メールボックスのアクセス権を付与
 
新しい担当者にアクセス権を付与
 個人で使用しているが、学科長などの職名、○○事務室などの業務用アドレスとして使用し、次の担当者に引き継ぐ
 委託業者がチームで共有している  職制アカウント(従来通り)​ ​現在のログインID ​ 利用可
(従来通り)
 
ID/パスワードを引き継ぐ
 アルバイト謝金、個人契約の委託業者など、教職員以外が個人名で使用している​ 職制アカウント(従来通り) ​​現在のログインID 利用可
(従来通り)
 不可
退職・契約満了後は削除


移行に際してはお手数をおかけいたしますが、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。
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