職名、事務室名などの業務用メールアドレスについて

上智大学の教職員が利用するソフィアメールアドレスは、教職員番号でログインし、個人名で使用する個人メールアドレスが基本です。

ただし、以下のような場合には個人メールアドレス以外のメールアドレスを利用することができます。
  1. 学部長・学科長などの職名アドレス、または
    学科事務室、問い合わせ受付など、学内外に対する連絡先アドレスとして利用
  2. 委託業者など、本学の教職員以外が業務上のアドレスとして利用
それぞれの場合については、以下をご参照ください。

 

職名、学科事務室、問い合わせ受付などの連絡先アドレス

■受信専用でよい場合(できるだけこちらをご利用ください)

メーリングリストを利用してください。
  • 複数の利用者が共有して使用できる受信・転送専用のメールアドレスです。
  • メールアドレスは ○○○@ml.sophia.ac.jp です。
  • 特定のメールボックスは存在しません。受信したメールは、登録されたメンバーのメールアドレスに転送されます。メーリングリストのメールアドレスからメールを送信することはできません。
メーリングリストについては、以下のページをご参照ください。
https://ccweb.cc.sophia.ac.jp/userguide/mail/sv_12/


■そのメールアドレスを差出人として送信する場合

共有メールボックスを利用してください。
  • 複数の利用者が共有して使用できる送受信可能なメールボックスです。
  • メールアドレスは ○○○-co@sophia.ac.jp です。
  • 専用のログインID/パスワードはありません。利用の権限を与えられた人が個人のIDでログインすると、自分のメールボックスの他に、共有メールボックスを開いてメールを送受信することができます。
共有メールボックスについては、以下のページをご参照ください。
https://ccweb.cc.sophia.ac.jp/userguide/mail/mail_09


■注意:ID/パスワードの共有について

従来、業務用メールアドレスは、職制アカウントとして専用のID/パスワードを複数名で共有してご利用いただいている場合がありました。
しかし、ID/パスワードを共有する場合、以下のようなセキュリティ上のリスクがあり、監査でも指摘される要件となります。
  • 誰がそのメールにアクセスできるか明確でない
  • 退職者等であってもID/パスワードを知っていればメールを見られる
そのため、業務委託者へのメールアドレス付与などの特別な場合を除き、専用のID/パスワードを使用するメールアドレスは廃止し、共有メールボックスまたはメーリングリストへ移行します

 

委託業者など、本学の教職員以外が業務上利用する場合

本学の教職員証を持っていない人(委託業者など)が使用するメールアドレスです。
使用する際には、本学の教職員が、所属長の承認を得た上で、情報システム室に「業務用メールアドレス申請書」を提出してください。

① 個人契約の業務委託者、アルバイト謝金など教職員証のない職員
  • 情報システム室が定めたログインIDにより、個人名のメールアドレスを発行します。
  • メールの差出人名は個人名になります。
  • 契約満了時にはメールアドレスおよびメールボックスは破棄されます。
  • メールの内容を後任者に引き継ぐ必要がある場合には、共有メールボックスを利用してください。
② 業務委託者が、チームとして複数名で業務を請け負いメールを共有する場合
  • 情報システム室が定めたログインIDにより、申請に基づいたメールアドレスを発行します。
  • メールアドレスは ○○○-ofc@sophia.ac.jp です。
  • メールの差出人名を個人名にすることはできません。
  • 委託業者の責任において、メンバー間でID/パスワードの共有を許可します。メンバーの交替があった場合には、必ずパスワードを変更するなど適切な対応を行ってください。